Choisir son prestataire de nettoyage de bureau peut sembler aussi simple que de passer un coup de balai, mais en réalité, c’est une décision cruciale qui peut avoir des conséquences à long terme pour votre entreprise 🙌
Un environnement de travail propre et sain contribue non seulement à la productivité, mais aussi au bien-être de tous les collaborateurs.
Dans un monde où la durabilité est de plus en plus valorisée, le choix du bon prestataire va bien au-delà du simple nettoyage 🧽🫧
Nous avons réuni pour vous dans cet article les sept critères essentiels à prendre en compte lors de la sélection de votre prestataire de nettoyage de bureau.
Des aspects tels que l’expérience et la qualité de service aux considérations environnementales et sociales, ces critères vous guideront dans la prise d’une décision éclairée.
Ce que vous trouvez dans cet article :
- Choisir son prestataire de nettoyage de bureau, comment ça marche ?
- Critère 1 : L’expérience et la qualité de service de la prestation de nettoyage
- Critère 2 : Le coût de la prestation de nettoyage au bureau
- Critère 3 : Les services inclus dans la prestation de nettoyage
- Critère 4: Flexibilité, disponibilité et service client du prestataire
- Critère 5: S’assurer de l’engagement environnemental
- Critère 6: l’engagement social
- Critère 7 : la réputation et les références du prestataire
Choisir son prestataire de nettoyage de bureau, comment ça marche ?
Choisir son prestataire de nettoyage de bureau est une décision qui peut sembler de prime abord assez simple. Pourtant, le choix que vous ferez aura des répercussions bien plus profondes qu’il n’y paraît.
Il s’agit non seulement de maintenir un environnement propre et accueillant, mais également de refléter les valeurs et l’engagement de votre entreprise en matière de responsabilité sociale et environnementale.
Un environnement de travail propre et sain peut contribuer à la productivité des employés, renforcer le bien-être au travail et même améliorer l’image de l’entreprise auprès des clients et des partenaires. Cependant, tous les prestataires de nettoyage ne sont pas créés égaux. Les différences de qualité, de tarifs, et d’engagement social ou environnemental peuvent être considérables.
La sélection d’un prestataire de ménage bureau de qualité pour son entreprise nécessite donc de faire un choix éclairé. Que vous accordiez de l’importance à l’expérience et à la qualité du service, aux tarifs, à la flexibilité ou à l’engagement social et environnemental, ces critères vous fourniront un cadre pour évaluer et comparer efficacement les différentes options disponibles.
Critère 1 : L’expérience et la qualité de service de la prestation de nettoyage
Lorsqu’il s’agit de sélectionner un prestataire de nettoyage de bureau, le premier critère sur votre liste devrait être l’expérience et la qualité du service offert.
Mais comment évaluer ces éléments ? 🤔
Avant toute chose, il est impératif de déterminer le besoin et les attentes en termes de nettoyage de vos bureaux.
Recherchez-vous une solution écologique conforme à la norme RSE ? Avez-vous besoin de services supplémentaires tels que le nettoyage de vitres ou la désinfection des locaux ?
Une fois que vous avez une idée claire de ce que vous attendez, il vous sera plus facile de juger de la qualité du service proposé par les différents prestataires.
La nature de l’activité qui se déroule dans vos locaux peut grandement influencer le type de service de nettoyage dont vous aurez besoin.
Par exemple, des bureaux où se rencontrent fréquemment des clients nécessiteront probablement des services de nettoyage plus réguliers et approfondis que des locaux purement administratifs.
Chaque espace au sein de vos locaux a un cycle de vie et un niveau d’activité qui lui sont propres.
Par exemple, une salle de conférence sera plus utilisée et nécessitera un entretien plus régulier que des bureaux individuels. Établir une cartographie précise des besoins pour chaque zone vous aidera à évaluer plus efficacement l’expérience et la qualité des services proposés par le prestataire nettoyage.
En somme, l’expérience et la qualité du service sont des critères essentiels à prendre en compte. Ils vous permettront non seulement de maintenir un environnement de travail agréable mais aussi d’optimiser la productivité et le bien-être de vos équipes.
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Critère 2 : Le coût de la prestation de nettoyage au bureau
Quand vient le moment de choisir son prestataire de nettoyage de bureau, le prix est souvent l’un des facteurs décisifs. Cependant, il est important de prendre en compte quelques éléments clés pour s’assurer que vous obtenez le meilleur rapport qualité-prix possible.
Pour beaucoup, le coût est le facteur le plus influent dans la décision finale. C’est particulièrement vrai pour les startups et les PME qui doivent opérer avec des budgets serrés.
Il peut être tentant de simplement opter pour l’option la moins chère disponible, mais ce n’est pas toujours la meilleure stratégie ❌
Lors de l’établissement du budget, assurez-vous de prendre en compte non seulement le coût initial mais aussi les coûts à long terme. Un service moins cher au départ pourrait se révéler plus coûteux si par exemple vous faisiez appel à des services complémentaires par la suite.
Il est crucial de comparer les prix en tenant compte du niveau de service proposé. Un tarif bas peut parfois cacher des services insuffisants ou une qualité médiocre.
À l’inverse, un tarif plus élevé peut inclure des services supplémentaires qui offrent une meilleure valeur globale.
La structure des coûts est parfois clé pour choisir son prestataire de nettoyage de bureau. Lorsque vous comparez les options, assurez-vous d’examiner minutieusement ce qui est inclus dans chaque offre.
Demandez des devis détaillés et assurez-vous de comprendre toutes les spécificités de chaque offre de ménage pour vos bureaux. Une transparence totale vous permettra de faire un choix éclairé, en accord avec les besoins et les attentes de votre entreprise.
En résumé, si le tarif est un critère important dans la sélection d’un prestataire de nettoyage de bureau, il ne devrait pas être le seul. Une évaluation complète du rapport qualité-prix vous garantira un choix plus équilibré, en phase avec les besoins spécifiques de votre entreprise.
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Critère 3 : Les services inclus dans la prestation de nettoyage
La gamme de services incluse par le prestataire de nettoyage de bureau pour votre entreprise est un point à vérifier.
Vous aurez besoin d’un partenaire de ménage capable de répondre à vos besoins spécifiques, tout en offrant des solutions flexibles et sur-mesure.
Un prestataire qui propose des solutions sur-mesure est souvent le choix le plus judicieux. Cela garantit que les services fournis sont parfaitement alignés avec les besoins spécifiques de votre entreprise.
Lors de la consultation, demandez si le prestataire offre des services adaptés ou des options à la carte. Ceci vous permettra de mieux contrôler les coûts tout en recevant les services qui vous sont réellement nécessaires.
Les forfaits de nettoyage standard incluent généralement le nettoyage des sols, des vitres, des sanitaires, de la cuisine ainsi que le vidage des corbeilles de bureau.
Certains prestataires proposent des services supplémentaires comme la désinfection des espaces de travail, le nettoyage des équipements informatiques ou des entretiens spécifiques comme un balcon ou une terrasse.
Assurez-vous de bien comprendre ce qui est inclus dans votre forfait. Vous pourriez avoir besoin de services supplémentaires qui ne sont pas proposés par défaut.
Chaque entreprise est unique en termes de besoins de nettoyage. Par exemple, une agence de design pourrait nécessiter un entretien régulier des espaces de travail collaboratifs, tandis qu’un cabinet d’avocats pourrait privilégier la propreté des salles de réunion où les clients sont fréquemment accueillis.
Lors de la sélection d’un prestataire, prenez en compte les aspects spécifiques de votre activité. Que votre public soit composé de clients, de partenaires ou d’employés, le prestataire choisi devrait être capable de répondre à ces besoins particuliers. Une entreprise qui souhaite choisir son prestataire de nettoyage de bureau doit être attentive à ces détails.
Critère 4: Flexibilité, disponibilité et service client du prestataire
Quand il s’agit de la gestion de vos bureaux, la flexibilité et la disponibilité sont des critères essentiels à considérer.
La dynamique de chaque entreprise est unique et un bon prestataire devrait être en mesure de répondre à des besoins qui peuvent changer rapidement. Voici ce qu’il faut rechercher 🕵️♂️
L’idéal est de travailler avec un prestataire qui vous est dédié et qui peut être contacté à tout moment. Cela permet non seulement d’établir une relation de confiance, mais aussi de s’assurer que les problèmes éventuels sont abordés rapidement et efficacement.
Assurez-vous de disposer d’un canal de communication direct avec votre prestataire. Une bonne communication est le fondement d’un partenariat réussi.
Que vous soyez une start-up en pleine croissance ou une entreprise plus établie faisant face à des changements saisonniers, votre prestataire de nettoyage devrait être capable de s’adapter rapidement. La réactivité face aux nouveaux besoins ou aux ajustements nécessaires est un gage de professionnalisme.
Lors des entretiens avec des prestataires potentiels, n’hésitez pas à poser des questions sur leur expérience passée à s’adapter à des situations variées. Les réponses peuvent être très révélatrices.
Ces échanges doivent également être l’occasion de comprendre le niveau de service client que le prestataire offre. Pas de surprise dès lors qu’un problème se présente si vous avez vérifié en amont que le prestataire vous répond vite et apporte une solution de qualité.
Votre entreprise a ses propres exigences en matière de planning et votre prestataire devrait être en mesure de les respecter. Il s’agit de les prendre en compte pour choisir son prestataire de nettoyage de bureau.
Qu’il s’agisse de créneaux de nettoyage en dehors des heures de bureau pour minimiser les perturbations (même si on préconise le travail en journée lorsqu’il est possible), ou d’une flexibilité pour des besoins ponctuels, un bon prestataire sera capable de s’adapter.
Lors de la signature du contrat, assurez-vous que les termes relatifs au planning sont clairement définis. Cela évitera toute confusion future.
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Critère 5: S’assurer de l’engagement environnemental
Nous savons que vous faites partie des personnes soucieuses de la responsabilité sociale et environnementale de votre entreprise.
À une époque où la durabilité est au cœur des préoccupations, l’engagement environnemental de votre prestataire de nettoyage est un critère à ne pas négliger.
Votre prestataire responsable doit sensibiliser ses équipes aux bonnes pratiques environnementales. Cela assure que chaque membre de l’équipe comprend et applique des méthodes et les bons gestes de nettoyage respectueux l’environnement.
Notre conseil : lors des discussions avec les prestataires potentiels, interrogez-les sur leurs programmes de formation et de sensibilisation en matière d’environnement.
Par ailleurs, les produits de nettoyage peuvent avoir un impact environnemental significatif.
Au moment de choisir son prestataire de nettoyage de bureau, optez pour un prestataire qui encourage l’utilisation des produits durables, naturels et non polluants.
Demandez une liste des produits utilisés et vérifiez qu’ils sont bien écologiques. Ce sera également un excellent point à communiquer en interne.
Un bon prestataire de service nettoyage devrait avoir une stratégie complète pour réduire son impact environnemental, incluant:
- Un usage modéré de l’eau : des méthodes de nettoyage qui minimisent l’utilisation de l’eau
- Une utilisation de matériaux recyclés ou naturels pour les fournitures pour le matériel de travail (chiffons, balais, seaux, poubelles) et les consommables (essuie-tout, chiffons)
- Une réduction des émissions de CO2 avec par exemple l’utilisation de vélo, véhicules électriques ou partage de véhicules pour le transport des équipes, optimisation des tournées, sélection des agents en fonction de leur proximité d’intervention et le site client
- Un tri sélectif des déchets pour une gestion responsable des déchets générés
- Une limitation de la quantité de produits utilisés : une utilisation optimale des ressources pour éviter le gaspillage
- Méthodes de travail écoresponsables qui optimisent l’utilisation des ressources en eau et en électricité
- Privilégier du matériel réutilisable et rechargeable plutôt que des consommables à usage unique : chiffons, centrale de dilution de produits vs bouteilles de produit, etc…
Posez des questions spécifiques sur ces aspects lors de votre sélection. Les réponses vous aideront à évaluer l’engagement environnemental du prestataire.
Le choix d’un prestataire se fait également sur la proximité géographique par rapport à vos bureaux.
Choix d’un acteur local, réduction des temps de transport, réactivité en cas d’urgence : la proximité aide à fournir un niveau de service satisfaisant et limiter l’impact environnemental.
Enfin, n’hésitez pas à vérifier l’existence de labels ou certifications environnementaux tels que Qualipropre ou l’usage de produits siglés NF Environnement. C’est un gage de qualité.
Critère 6: l’engagement social
L’engagement social sur le secteur du nettoyage pour entreprise est un challenge.
50% des salariés qui sont sans diplôme de formation initiale, 75% des emplois sont à temps partiel, 2 emplois sur 3 sont réalisés par des femmes, 66% de ces femmes gagnent moins de 900 euros, selon le Monde de la propreté 2020.
Il est nécessaire de rappeler que les employé(e)s du secteur sont parmi les personnels les plus précaires du monde du travail.
Cherchez-vous à aligner votre choix de prestataires avec les valeurs sociales de votre entreprise ?
Un aspect souvent négligé mais essentiel dans le choix d’un prestataire de nettoyage de bureau est son engagement social.
Cela comprend le traitement des employés, les opportunités de formation et de développement de carrière, ainsi que les conditions de travail.
👉 Lire sur ce sujet : Mesure d’impact social : tracez la donnée RSE !
Il est important de comprendre comment le prestataire traite ses employés en termes de conditions de travail et d’évolution de carrière.
Un prestataire socialement responsable aura tendance à avoir des employés plus satisfaits et par conséquent plus engagés dans leur travail.
Quel type de management règne chez le prestataire ? Comment les managers effectuent le suivi des équipes sur le terrain ? Les équipes opérationnelles sont-elles épanouies dans leur travail quotidien ?
N’hésitez pas à poser des questions directes sur les conditions de travail lors des entretiens avec les prestataires potentiels. Ou à demander à rencontrer les personnes qui interviendront.
Choisir son prestataire de nettoyage de bureau, c’est aussi sélectionner les personnes qui auront accès à vos bureaux. Les réponses peuvent vous donner des indications sur le niveau d’engagement social de l’entreprise.
La qualité du service dépend en grande partie de la compétence des agents de nettoyage. Assurez-vous que le prestataire investit dans la formation et la montée en compétences de ses employés.
Il est possible de demander des informations sur les programmes de formation en place et comment ils contribuent au développement des compétences des employés.
En outre, la sécurité sur le lieu de travail est une priorité. Assurez-vous que le prestataire nettoyage bureau forme ses employés aux consignes de sécurité et aux gestes ergonomiques, réduisant ainsi les risques d’accidents.
Enquêtez sur les mesures de sécurité en place et assurez-vous que la formation en sécurité fait partie du programme de formation standard du prestataire.
Un taux de rotation élevé des employés peut être un signe de problèmes au sein de l’entreprise. Un bon prestataire devrait chercher à engager ses employés à long terme.
Posez des questions sur la durée moyenne de l’emploi et les opportunités de développement de carrière offertes par le prestataire.
Critère 7 : la réputation et les références du prestataire
La réputation d’un prestataire est souvent un bon indicateur de la qualité des services fournis. C’est pourquoi, il est crucial de consacrer du temps à rechercher et évaluer les références et la réputation du prestataire avant de signer un contrat.
Il est essentiel de savoir ce que les autres clients disent de votre prestataire potentiel. Une entreprise établie et bien considérée dans son secteur est souvent un choix plus sûr.
Faites-vous votre propre idée avec les moteurs de recherche et les forums spécialisés pour connaître l’opinion publique sur le prestataire. Cela parait décisif dans le but de bien choisir son prestataire de nettoyage de bureau
Lors des entretiens, demandez des études de cas ou des témoignages de clients ayant des besoins similaires.
Le bouche-à-oreille est souvent un moyen fiable d’évaluer un service. Cependant, à l’ère numérique, les avis en ligne peuvent aussi être très instructifs.
Consultez des sites d’avis comme Google ou explorez les réseaux sociaux pour obtenir des retours non sollicités sur le prestataire.
Un prestataire de confiance ne devrait pas hésiter à partager les coordonnées de clients satisfaits qui peuvent témoigner de la qualité de leur travail. N’hésitez pas à contacter ces références pour obtenir un retour honnête et transparent sur les services du prestataire.
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En résumé, choisir son prestataire de nettoyage de bureau est un sujet qui doit être mené avec pertinence et résultat. Les services inclus dans un forfait de nettoyage, la réactivité du prestataire, le prix, l’engagement environnemental devraient être des critères essentiels dans votre processus de sélection.
Une offre sur-mesure, une compréhension des services habituellement inclus et une attention aux besoins spécifiques de votre entreprise vous garantiront un environnement de travail à la fois propre et adapté à vos activités.
Enfin, un engagement solide dans la responsabilité sociale peut être le signe d’une entreprise qui prend soin de ses employés et donc, par extension, de vos propres espaces de bureau.
Chez Orseo, nous proposons un accompagnement dans la sélection de votre prestataire de nettoyage de bureaux, selon vos critères. Nous mettons un point d’honneur à sélectionner des prestataires engagés en RSE et dans le respect de votre budget.
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