Le déménagement d’une entreprise est une étape importante, souvent synonyme de croissance et de renouveau 🚀
Néanmoins, orchestrer un déménagement d’entreprise efficace et sans heurts nécessite une planification minutieuse et une attention particulière à de nombreux détails.
Dans cet article, nous vous guidons à travers les étapes essentielles pour assurer un déménagement réussi et organisé.
De la signature du bail à l’installation des collaborateurs dans vos nouveaux locaux, chaque étape du déménagement est cruciale pour une transition en douceur.
Nous aborderons des aspects clés tels que la vérification du bail actuel, le panorama des contrats en cours, l’aménagement des nouveaux locaux, le choix des prestataires RSE pour un déménagement le plus responsable possible les informations aux collaborateurs et l’organisation en projet qui peut être vite complexe !
Cet article est extrait de notre livre blanc Guide complet : Déménagement en entreprise, 15 étapes à suivre pour gérer un déménagement avec succès. Vous pouvez le télécharger ci-dessous.
Nous avons réuni les étapes pratiques qui transformeront cette échéance délicate en un processus fluide et maîtrisé.
- Définir les raisons exactes du déménagement de votre entreprise
- 1. Choisir les nouveaux locaux, signer le nouveau bail
- 2. Budget pour un déménagement entreprise
- 3. Etablir un cahier des charges
- 4. Checklist et planning du déménagement en entreprise
- 5. Communication et annonce aux équipes
- 6. Pensez l’aménagement des futurs bureaux
- 7. Choisir des prestataires RSE pour un déménagement durable
- 8. Nettoyage des nouveaux et anciens locaux
- Conclusion
Définir les raisons exactes du déménagement de votre entreprise
Le déménagement d’une entreprise n’est jamais une décision prise à la légère. C’est un processus complexe qui doit être motivé par des raisons claires et stratégiques.
Avant de plonger dans les détails logistiques, il est crucial de définir pourquoi votre entreprise envisage de déménager. Ces raisons peuvent varier considérablement et ont un impact direct sur la planification et l’exécution du déménagement entreprise 📦
L’une des raisons les plus courantes pour un déménagement est le besoin d’espace supplémentaire. Votre entreprise a peut-être dépassé ses locaux actuels, nécessitant plus de bureaux, de salles de réunion ou d’espaces de stockage.
C’est également l’occasion d’optimiser la disposition de vos espaces de travail pour favoriser la collaboration, l’efficacité et tout simplement le plaisir à venir dans les locaux.
La localisation a un impact significatif sur votre activité. Un déménagement peut viser à se rapprocher de votre clientèle cible, de vos fournisseurs ou à améliorer l’accessibilité pour vos employés 🙋♂️
Une meilleure localisation peut également renforcer la visibilité et l’image de marque de votre entreprise.
Parfois, le déménagement est une question de rentabilité. Les coûts opérationnels, comme le loyer ou les charges, peuvent être plus avantageux dans un autre lieu.
Un nouveau départ dans un nouvel espace peut également être motivé par le désir d’améliorer le bien-être des employés. Des locaux modernes, bien éclairés et ergonomiques peuvent contribuer à un moral plus élevé au sein de l’équipe et à une meilleure efficacité.
Enfin, déménager peut être l’occasion de s’installer dans des locaux plus respectueux de l’environnement et durables 🍀
Cela peut inclure des bâtiments à haute efficacité énergétique, l’utilisation de matériaux durables ou la proximité de transports en commun pour réduire l’empreinte carbone du transport des employés.
1. Choisir les nouveaux locaux, signer le nouveau bail
Le choix des nouveaux locaux est une étape déterminante dans le processus de déménagement de votre entreprise.
Avant de commencer votre recherche, définissez clairement vos besoins.
Posez-vous ces questions : De quelle surface avez-vous besoin ? Pour quels usages ? Quel type d’aménagement particulier est nécessaire pour vos équipes ? Quels sont les services attendus? Cherchez-vous un emplacement dans un quartier ciblé ? Avez-vous des exigences spécifiques en termes de durabilité, d’inclusion (handicap) ou d’accueil grand public ?
Ces questions vous aideront à cibler des locaux adaptés à votre entreprise.
Avant de réaliser le déménagement de votre société, visitez plusieurs sites et ne vous limitez pas à une seule option. Visitez plusieurs locaux pour évaluer leur potentiel et les comparer.
Pendant les visites, soyez attentif à l’état du bâtiment, aux installations existantes, à l’accessibilité et à l’ambiance générale des lieux.
Une fois que vous avez trouvé le local idéal, il est temps de négocier le bail. Lisez attentivement le contrat et n’hésitez pas à discuter des termes.
Cela peut inclure la durée du bail, le loyer, les conditions de renouvellement, et les clauses de résiliation. Il est souvent recommandé de faire appel à un avocat spécialisé pour s’assurer que le bail répond à vos besoins et protège vos intérêts.
Privilégiez des bâtiments éco-responsables. Recherchez des locaux qui respectent des normes environnementales élevées, comme la certification HQE pour Haute Qualité Environnementale ou BREEAM, soit l’Environmental Assessment Method délivré par le Building Research Establishment.
Après avoir négocié et revu tous les aspects du bail, il est temps de finaliser et de signer le bail. Assurez-vous que toutes les parties concernées comprennent leurs engagements et responsabilités.
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2. Budget pour un déménagement entreprise
Nous connaissons tous l’importance du budget dans un projet de déménagement d’entreprise. Prenez le temps de définir dans le détail les tarifs afin de les faire valider, contrôler les coûts et à minimiser les dépenses imprévues 🤑
Commencez par obtenir des devis de plusieurs entreprises de déménagement. Ces devis doivent inclure tous les aspects du déménagement, tels que l’emballage, le transport, l’assurance, et le déballage, et selon la nature des objets à déménager (mobilier, informatique, oeuvres d’art, etc.). Assurez-vous de répondre à la question : qui gère les déchets du déménagement ?
Si les nouveaux locaux nécessitent des travaux d’aménagement ou de rénovation pour répondre à vos besoins, incluez ces coûts dans votre budget. Cela peut inclure la peinture, l’installation de cloisons, l’ajustement de l’éclairage ou l’achat de nouveaux meubles et équipements.
Incluez dans votre budget les frais liés à vos nouveaux locaux. Ce sont le dépôt de garantie, les premiers mois de loyer et l’installation des services essentiels comme l’internet et l’électricité 💡
Pensez également aux coûts de recyclage ou d’élimination des anciens équipements et meubles.
Enfin, n’oubliez pas les frais administratifs. Tels que la mise à jour des documents d’entreprise, les frais de résiliation ou de modification des contrats de service et les éventuels conseils juridiques.
Il est prudent d’allouer une partie du budget à des dépenses imprévues. Un montant représentant 5 à 10 % du budget total est généralement recommandé pour couvrir les coûts inattendus.
Vous pouvez également prévoir un budget pour la communication interne et externe concernant le déménagement de l’entreprise. Cela peut inclure la mise à jour du matériel marketing, l’annonce du déménagement aux clients et l’organisation d’un événement d’inauguration.
3. Etablir un cahier des charges
Pour assurer la réussite de votre déménagement d’entreprise, nous vous conseillons la création d’un cahier des charges détaillé. Ce document servira de guide pour toutes les parties impliquées et aidera à maintenir le projet sur la bonne voie.
Dans ce document, commencez par donner du contexte au projet de déménagement. Clarifiez les raisons et les objectifs de votre déménagement 🚛
Cela peut inclure l’expansion de l’espace de bureau, l’amélioration de l’accessibilité pour les employés ou l’alignement avec les valeurs RSE de l’entreprise. Ces objectifs guideront toutes les décisions ultérieures.
Définissez les critères de sélection pour les entreprises de déménagement. Cela peut inclure leur expérience, leurs références, leur capacité à gérer des déménagements de grande envergure et leur engagement envers les pratiques durables.
Dans ce cahier des charges pour votre déménagement d’entreprise, établissez un calendrier détaillé du déménagement. Cela devrait inclure toutes les étapes clés, des préparatifs initiaux jusqu’à l’installation dans les nouveaux locaux.
Assurez-vous que ce calendrier est réaliste et laisse une marge pour d’éventuels imprévus 😏
Au sein du document, reprenez le budget et le planning pour le déménagement réalisé précédemment.
Attribuez des rôles et des responsabilités clairs au sein de votre équipe pour les différentes phases du déménagement. Cela peut inclure la supervision du déménagement, la coordination avec les prestataires, et la gestion des nouvelles installations.
Assurez-vous que toutes les procédures de déménagement respectent les normes de sécurité et les réglementations en vigueur. Cela est particulièrement important pour le transport de matériel sensible ou dangereux.
4. Checklist et planning du déménagement en entreprise
Pourquoi réaliser un planning pour le déménagement entreprise ? 😃
Tout simplement, assurez-vous que le timing de votre déménagement coïncide avec la fin de votre bail actuel et le début du nouveau, en intégrant toutes les micro tâches induites qui doivent s’agencer correctement.
Votre planning détaillé permet de coordonner toutes les activités, de minimiser les perturbations et d’assurer que chaque aspect du déménagement est pris en compte et exécuté dans les temps 😎
Commencez par définir une chronologie générale, en commençant plusieurs mois avant la date du déménagement. Cette timeline doit inclure toutes les grandes étapes, de la préparation initiale à l’installation dans les nouveaux locaux.
Divisez chaque grande étape en tâches plus petites et spécifiques. Cela peut inclure la sélection d’une entreprise de déménagement, la préparation des inventaires, les rénovations nécessaires dans les nouveaux locaux et la mise à jour des adresses auprès des fournisseurs et clients.
Attribuez chaque tâche à un membre de l’équipe ou à un département spécifique. Assurez-vous que chacun comprend ses responsabilités et les délais associés.
Planifiez des réunions régulières pour suivre les progrès et discuter des problèmes éventuels. Cela permet de s’assurer que le planning est respecté et d’apporter des ajustements si nécessaire.
Régulièrement, vous devez informer vos employés de l’avancement du déménagement de la société. Une communication transparente aide à réduire l’anxiété et à impliquer le personnel dans le processus.
Enfin, soyez prêt à réviser le planning si des changements surviennent. La flexibilité est clé pour gérer efficacement un déménagement d’entreprise.
Une fois votre planning validé, nous vous recommandons de réaliser une check-list déménagement entreprise, qui sera votre feuille de route.
5. Communication et annonce aux équipes
Impliquer vos équipes tout au long du processus est essentiel pour maintenir le niveau d’information et la productivité de chacun sur le projet de déménagement entreprise.
Planifiez une annonce formelle pour informer vos employés du déménagement. Cette annonce devrait expliquer les raisons du déménagement, les avantages pour l’entreprise et les employés. Et donner un aperçu du calendrier prévu 📅
Fournissez des mises à jour régulières sur l’avancement du déménagement. Ces informations peuvent être communiquées via des réunions d’équipe, des bulletins d’information internes ou une page dédiée sur l’intranet de l’entreprise.
Organisez des sessions où les employés peuvent poser des questions et exprimer leurs préoccupations. Cela peut aider à dissiper les incertitudes et à recueillir des feedbacks précieux pour améliorer le processus de déménagement.
Notre conseil pour embarquer les équipes : impliquez les employés dans le processus de déménagement autant que possible. Cela peut inclure des décisions sur l’aménagement des nouveaux locaux ou des suggestions pour améliorer le processus de déménagement.
Assurez-vous que chaque employé comprend ce qui est attendu de lui pendant le déménagement. Cela inclut les responsabilités liées à l’emballage de leurs affaires personnelles et professionnelles.
Enfin, la partie la plus festive : planifiez une célébration ou un événement d’accueil dans les nouveaux locaux pour les collaborateurs. Cela peut aider à créer une atmosphère positive et à renforcer l’esprit d’équipe.
6. Pensez l’aménagement des futurs bureaux
L’aménagement des nouveaux bureaux lors d’un déménagement d’entreprise requiert votre attention.
Il influence non seulement l’esthétique de l’espace de travail mais aussi la productivité, le bien-être des employés et l’adhésion aux valeurs de l’entreprise, notamment en matière de responsabilité sociale et environnementale 🌱
Commencez par évaluer les besoins de votre entreprise en termes d’espace et de fonctionnalité.
Combien de bureaux, salles de réunion, espaces de détente ou zones de travail collaboratif sont nécessaires ? Pensez également à l’espace nécessaire pour les équipements et le stockage 📚
Envisagez ensuite des options d’aménagement durable. Utilisez des matériaux écologiques, favorisez la lumière naturelle. Intégrez des plantes pour améliorer la qualité de l’air et le bien-être des employés 🙌
Tant que possible, investissez dans des meubles ergonomiques pour assurer le confort des employés. Des postes de travail bien conçus peuvent réduire la fatigue et les risques de troubles musculo-squelettiques.
Créez des espaces qui encouragent la collaboration et l’innovation, ainsi que des zones de détente pour les pauses. Ces espaces peuvent améliorer la communication et le bien-être au travail.
En outre, l’aménagement doit refléter l’identité et la culture de votre entreprise. Utilisez des couleurs, des œuvres d’art ou des éléments de design qui correspondent à votre marque et à vos valeurs.
Par ailleurs, assurez-vous que les nouveaux bureaux sont équipés pour répondre aux besoins technologiques de votre entreprise. Cela inclut une infrastructure réseau fiable, des salles de conférence équipées pour les vidéoconférences et des zones de recharge pour les appareils électroniques.
Impliquez vos employés dans le processus de conception en amont du déménagement entreprise. Leur feedback peut être précieux pour créer un espace qui répond à leurs besoins et préférences.
7. Choisir des prestataires RSE pour un déménagement durable
Et si vous optiez pour un déménagement d’entreprise durable ? 🌿
Opter pour des prestataires qui adhèrent aux principes de la Responsabilité Sociétale des Entreprises est un bel avantage pour votre entreprise et son image. Il garantit que votre déménagement est en accord avec vos engagements envers la durabilité et l’éthique.
Avec notre plateforme Orseo, vous pouvez identifier des entreprises de déménagement qui démontrent un engagement envers la durabilité.
Cela peut se manifester par l’utilisation de véhicules écologiques, l’emploi de matériaux d’emballage recyclés ou recyclables et des pratiques opérationnelles qui réduisent l’empreinte carbone.
Privilégiez les prestataires possédant des certifications environnementales telles que l’ISO 14001 ou des labels RSE. Ces certifications sont souvent un gage de sérieux dans l’engagement environnemental et social.
De même, optez pour des prestataires qui offrent des solutions innovantes pour minimiser les déchets, comme la réutilisation des matériaux d’emballage ou des programmes de recyclage pour les anciens équipements et meubles ♻️
Les prestataires qui utilisent des technologies propres, comme des camions électriques ou des systèmes de planification pour optimiser les itinéraires et réduire la consommation de carburant, sont à privilégier.
Au-delà de l’aspect environnemental, considérez l’engagement social des prestataires. Cela peut inclure des pratiques de travail éthiques, le soutien à des projets sociaux locaux ou l’emploi de personnes en réinsertion professionnelle.
Examinez les retours d’autres entreprises et demandez des références pour évaluer la fiabilité et l’efficacité des prestataires en matière de déménagement.
Chez Orseo, nous pouvons vous faire gagner du temps sur ces actions avec nos prestataires déjà sélectionnés sur l’ensemble de ces critères RSE. Ils peuvent rapidement vous partager un devis : travaux de rénovation, aménagement de bureaux, mobilier, etc
8. Nettoyage des nouveaux et anciens locaux
Le nettoyage des locaux, tant ceux que vous quittez que ceux dans lesquels vous emménagez, est une étape à assurer lors de votre projet de déménagement d’entreprise.
Cela garantit que vous laissez votre ancien espace dans un état acceptable pour le propriétaire ou les prochains locataires. Et que vos nouveaux bureaux sont prêts pour une installation saine et agréable 🌿
👉 Lire également : 7 critères essentiels à vérifier pour choisir son prestataire de nettoyage de bureau
Nettoyage des anciens locaux 🫧🧽
Avant de commencer le nettoyage, faites un état des lieux pour identifier les zones nécessitant une attention particulière.
Effectuez un nettoyage en profondeur qui inclut les sols, les murs, les plafonds, les fenêtres et les installations sanitaires. N’oubliez pas les zones souvent négligées comme les plinthes et les coins.
Si nécessaire, effectuez des réparations mineures comme le colmatage des trous de clous ou la retouche de peinture.
Assurez-vous que tous les déchets et objets indésirables sont correctement éliminés, en respectant les normes environnementales.
Nettoyage des nouveaux locaux 🧹✨
Avant le déménagement, inspectez les nouveaux locaux pour évaluer l’état de propreté et identifier les zones qui nécessitent un nettoyage supplémentaire.
Il est idéal de faire nettoyer les nouveaux locaux avant que votre équipement et vos meubles n’arrivent.
Cela devrait inclure un nettoyage similaire à celui effectué dans les anciens locaux. Enfin, mettez en place un plan pour le nettoyage régulier des nouveaux locaux.
Avec la plateforme Orseo, vous pouvez sélectionner aisément un prestataire de nettoyage selon vos critères de prix, de besoins spécifiques et d’engagement RSE. Inscrivez-vous pour obtenir plusieurs devis en quelques clics.
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Conclusion
En conclusion, orchestrer un déménagement d’entreprise est un projet complexe qui nécessite une planification méticuleuse et une attention particulière à de nombreux détails.
De la préparation initiale, en passant par les démarches administratives et les obligations de l’employeur, jusqu’au jour du déménagement : chaque étape doit être soigneusement gérée pour assurer une transition réussie 👌
Il est essentiel de respecter le délai de prévenance et de considérer la distance du déménagement, tout en élaborant un planning déménagement entreprise, idéalement sous forme de check-list déménagement entreprise, pour une organisation optimale.
La communication interne joue un rôle crucial, alors préparer un texte pour annoncer un déménagement entreprise, afin de tenir informés tous les acteurs concernés.
Les formalités, telles que l’avenant déménagement entreprise ou l’avenant au contrat de travail, doivent être traitées avec soin, en tenant compte des spécificités dans le processus telles que la consultation du CSE.
En terme de budget, il est important d’évaluer le budget complet déménagement entreprise pour les bureaux, les cartons et autres fournitures. Une aide au déménagement entreprise peut également être envisagée pour alléger la charge financière.
Finalement, gardez à l’esprit que la réussite de votre déménagement repose sur une planification efficace, une communication claire et le respect des obligations légales et contractuelles. Avec ces éléments en place, votre déménagement d’entreprise se déroulera de manière fluide, ouvrant la voie à un nouveau chapitre prometteur pour votre société.
